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Gestione ordini Woocommerce – Introduzione

Quando un cliente completa il processo di checkout, viene generato automaticamente un ordine. Questo ordine è visibile esclusivamente dall’Amministratore e dallo Shop Manager, garantendo un controllo sicuro e organizzato della gestione degli acquisti.

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Identificativo univoco degli ordini

Ogni ordine viene assegnato a un ID univoco, che permette di individuarlo rapidamente. Questo ID funziona in modo simile agli ID degli articoli di WordPress e non è sequenziale. Se desiderate un sistema di numerazione sequenziale, potete installare un plugin come Sequential Order Numbers for WooCommerce.

L’ID dell’ordine è essenziale per il tracciamento, la gestione e la risoluzione di eventuali problemi con i clienti o con il sistema di pagamento.

Stato degli Ordini

Ogni ordine in WooCommerce è associato a uno stato, che indica a che punto si trova nel processo di elaborazione. Conoscere e gestire correttamente gli stati degli ordini è fondamentale per mantenere un flusso di lavoro efficiente.

Gli stati predefiniti sono i seguenti:

  • In Attesa di Pagamento – L’ordine è stato ricevuto ma il pagamento non è ancora stato completato.
  • Fallito – Il pagamento è stato rifiutato o non è andato a buon fine (ad esempio per un problema con la carta di credito). Potrebbe essere necessario attendere una conferma dalla piattaforma di pagamento, come PayPal.
  • In lavorazione – Il pagamento è stato ricevuto con successo e l’ordine è in fase di preparazione per la spedizione.
  • Completato – L’ordine è stato evaso con successo e non richiede ulteriori azioni.
  • In attesa – L’ordine è in sospeso, in attesa di ulteriori verifiche o dell’approvazione del pagamento.
  • Cancellato – L’ordine è stato eliminato dall’amministratore o dal cliente e non richiede ulteriori azioni.
  • Rimborsato – Il pagamento è stato rimborsato all’utente.

Risoluzione dei problemi con PayPal

Se utilizzate PayPal e notate che alcuni ordini rimangono in sospeso, potrebbe esserci un problema con le IPN (Instant Payment Notifications). Per risolvere, consultate la documentazione ufficiale di WooCommerce sui pagamenti con PayPal qui.

Visualizzazione degli Ordini

Per accedere alla lista degli ordini, navigate su WooCommerce > Ordini nel pannello di amministrazione di WordPress.

Qui troverete una panoramica con dettagli utili su ogni ordine, tra cui:

  • Nome e indirizzo del cliente
  • Email e numero di telefono
  • Metodo di pagamento utilizzato
  • Stato attuale dell’ordine
  • Totale dell’ordine

Strumenti di gestione

  • Filtri avanzati: potete filtrare gli ordini per data, stato o cliente utilizzando i controlli nella parte superiore della pagina.
  • Azioni rapide: accanto a ogni ordine ci sono pulsanti per cambiarne rapidamente lo stato, come “Completato” o “In elaborazione”.
  • Dettagli dell’ordine: cliccando sul numero dell’ordine o sul pulsante “Visualizza ordine”, accederete alla pagina dettagliata dove potrete modificarlo e aggiornarlo.

Modifica e Gestione degli Ordini

All’interno della pagina di gestione di un ordine, è possibile:

  • Cambiare lo stato dell’ordine per riflettere il progresso dell’evasione.
  • Modificare i dettagli dell’ordine, come il prodotto acquistato, il prezzo e le imposte applicate.
  • Gestire il magazzino, riducendo o ripristinando la quantità degli articoli ordinati.
  • Inviare email di aggiornamento al cliente con informazioni sullo stato dell’ordine.
  • Aggiungere meta dati personalizzati per includere informazioni extra relative ai prodotti.

Dati Ordine

Il pannello Dati Ordine consente di:

  • Visualizzare o modificare le note dell’ordine, utili per annotare informazioni aggiuntive o comunicare con il cliente.
  • Cambiare l’utente associato all’ordine, utile se l’acquisto è stato effettuato con un account errato.
  • Modificare gli indirizzi di fatturazione e spedizione del cliente.

Oggetti Ordine

Nella scheda Oggetti Ordine potete visualizzare e modificare i prodotti inclusi nell’ordine.

Elementi modificabili:

  1. Classe Aliquote – utile per gestire eventuali esenzioni fiscali del cliente.
  2. Quantità – numero di articoli ordinati.
  3. Totale Parziale – prezzo e imposta prima dello sconto.
  4. Totale – prezzo e imposta dopo lo sconto.
  5. Aggiunta di Meta personalizzati – per modificare le opzioni di prodotti variabili.
  6. Ordinamento – possibilità di ordinare gli elementi per costo, quantità e altre variabili.

Commissioni Aggiuntive

Se necessario, potete aggiungere commissioni extra cliccando su Aggiungi Commissione, inserendo l’importo e specificando se è soggetto a tasse.

Totale Ordine

Il riquadro Totale Ordine permette di:

  • Applicare sconti manuali o automatici.
  • Aggiungere le spese di spedizione e il metodo utilizzato.
  • Modificare le imposte applicate all’ordine.
  • Calcolare automaticamente le tasse in base all’indirizzo del cliente.

Tasse personalizzate

Se utilizzate più imposte o aliquote composte, potete gestirle nella sezione Tax Rows, utile per suddividere e rinominare diverse categorie fiscali.

Aggiungere un Ordine Manualmente

Potete creare un ordine manuale cliccando su Aggiungi Nuovo nella sezione Ordini.

Dopo aver inserito:

  • Dettagli del cliente
  • Prodotti ordinati
  • Eventuali costi aggiuntivi

…impostate lo stato appropriato (ad es. “In attesa” se il pagamento non è stato ancora effettuato). Dopo il salvataggio, utilizzate il menu Azioni Ordine per inviare la fattura e le istruzioni di pagamento al cliente.

Note Ordine/Cliente

Le note ordine sono utili per tenere traccia degli aggiornamenti e comunicare con il cliente.

Tipi di note:

  • Note interne (grigie) – visibili solo agli amministratori, utili per annotare dettagli operativi.
  • Note cliente (viola) – vengono inviate via email al cliente per notifiche importanti.

Rimborso degli Ordini

Dalla versione WooCommerce 2.2+ è possibile rimborsare un ordine direttamente dal pannello WooCommerce, se il gateway di pagamento supporta questa funzione.

  1. Accedere alla sezione WooCommerce > Ordini.
  2. Selezionare l’ordine che si desidera rimborsare.
  3. Scorrere fino alla sezione Totale Ordine.
  4. Fare clic sul pulsante Rimborso.
  5. Inserire la quantità da rimborsare per ciascun prodotto, se necessario.
  6. Scegliere se rimborsare manualmente o tramite il gateway di pagamento (se supportato).
  7. Confermare il rimborso facendo clic su Esegui Rimborso.

Se il gateway di pagamento supporta i rimborsi automatici, l’importo sarà restituito direttamente al cliente. In caso contrario, sarà necessario eseguire il rimborso manualmente e aggiornare lo stato dell’ordine di conseguenza.

Maggiori informazioni sui rimborsi manuali e automatici nella documentazione ufficiale di WooCommerce.